Bitte für die jeweils nächsten 3 Monaten, Zeiten eintragen wenn Sie nicht oder eventuell nicht verfügbar sind!

Neu:

unterhalb der Liste finden Sie ab sofort unseren "Leitfaden zur Vermeidung von Fehlern"

     Betreuer        Nicht verfügbar    Erst anfragen

Bitte beachten Sie dass bei "Erst anfragen" freie Betreuer bevorzugt werden!

Die häufigsten Fehler und wie man sie vermeidet:

Auftragsvorlagen

1. Die Auftragsvorlagen werden nur bei Neukunden ausgefüllt, Folgeaufträge und Stornos werden in die Auftragsliste eingetragen.
2. Der Auftragszeitraum ist in der Auftragsvorlage wie oberhalb des Feldes angegeben, mit Wochentag, Tag, Monat, Jahr einzutragen (dies erleichtert uns das zusammenzählen der Anzahl der Betreuungen).
   
3. Die Rahmenvereinbarung ist mit Ort, Datum und Unterschrift des Kunden zu versehen. Ohne diese Angaben erfolgt keine Rechnungserstellung.

Auftragslisten

1. In die Auftragsliste wird bei einem Folgeauftrag oder Storno der erste Auftrag aus der Auftragsvorlage, welche beim Kennenlerntreffen ausgefüllt wurde, übertragen und der Folgeauftrag oder auch die Stornierung in die nächste Zeile bzw. die Unterzeile eingetragen.
   
2. Die Aufträge und Auftragslisten werden wie in der Beschreibung und im Ausfüllhilfe-Video beschrieben ausgefüllt.
3. In jede Zeile kommt ein Auftrag, chronologisch sortiert. Keine Zeile wird freigelassen
4. In die jeweiligen Unterzeilen kommen nur Stornos und Sonderleistungen (solche welche als Extrazeiten oder Gutschriften abgerechnet werden sollen).
5. Stornos und Sonderleistungen werden so eingetragen, dass wir daraufhin eine Rechnung erstellen können (leserlich und plausibel).
   
6. Stornos sind als solche erkennbar und mit einem Minus vor dem Betrag zu versehen (dies erleichtert uns die Erkennung als Storno).

Kundenkontakt

1. Kunden sind am gleichen, spätestens am Folgetag zu kontaktieren um einen Kennenlerntermin oder eine Auftragsbestätigung bzw. Schlüsselübergabe zu vereinbaren. Neukunden welche am 3. Tag noch nichts von Ihnen gehört haben stornieren zu 80-90% ihre Anfrage wieder!!
2. Vereinbaren Sie zu Kundenterminen immer ein Zeitfenster von 1 Stunde um nicht unter Zeitdruck zu geraten.
3. Beim Kennenlerntermin erklären Sie dem Kunden bitte unbedingt die Rahmenvereinbarung, wenn er diese unterschreibt. Betonen Sie hier nochmal dass alle zukünftige Anfragen und Buchungen nur über die Agentur laufen dürfen. Sagen Sie dem Kunden hier bitte auch dass die Agentur immer über Ihre Verfügbarkeit informiert ist!

Verfügbarkeiten

1. Zeiten in denen Sie nicht verfügbar sind, sind im obigen Formular immer für die nächsten 3 Monate einzutragen.
2. Die Eintragungen sind von Zeit zu Zeit zu überprüfen.
3. Vergessen Sie nicht sich wieder auszutragen, sollten sie wieder verfügbar werden. Sie bekommen sonst keine Aufträge!

Eine Fortsetzung dieses Leitfadens erfolgt in den nächsten Tagen und Wochen!