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Abläufe & Informationen

Bitte lesen Sie die folgenden Informationen aufmerksam durch. Um Ihren persönlichen Briefkopf für die Rechnungserstellung einzurichten, tragen Sie am Ende der Seite bitte Ihre Verfügbarkeiten, Ihre Bankverbindung sowie Ihre Steuernummer ein.Bestätigen Sie anschließend die Kenntnisnahme der Informationen.

Bitte beachten Sie:

Ohne diese Bestätigung wird die Vermittlung zu den Konditionen unseres Partnerportals SchatzKatz.com erfolgen (19% inkl. MwSt. Vermittlungsgebühr, keine Rechnungsstellung, keine exclusive Auftragsvergabe).

1) Grundlage der Zusammenarbeit: Kommunikation

Eine erfolgreiche und vertrauensvolle Zusammenarbeit basiert auf schneller und zuverlässiger Kommunikation. Dies gilt sowohl für den Austausch mit uns als Agentur als auch für den direkten Kontakt mit den Tierhaltern.

Da Kunden oft parallel mehrere Anfragen stellen, ist eine Rückmeldung bis Ende des Tages, spätestens aber bis zum zum nächsten Tag entscheidend für eine erfolgreiche Buchung.

2) So erhalten Sie Ihre Anfrage:

Sobald eine passende Anfrage für Sie eingeht, leiten wir diese per E-Mail (i.d.R. exclusiv) an Sie weiter. Bitte beachten Sie, dass Kunden in der Regel mehrere Betreuer/Agenturen gleichzeitig kontaktieren, um die passende Unterstützung schnellstmöglich zu finden. Für einen reibungslosen Ablauf und zufriedene Kunden ist daher eine schnelle Rückmeldung Ihrerseits entscheidend.

• Bitte antworten Sie uns immer spätestens bis zum Ende des Folgetages.
• Bitte prüfen Sie vorsorglich auch Ihren Spam-Ordner!

3) Berufshaftpflichtversicherung für Ihre Sicherheit

Zu Ihrer Absicherung sind alle über unsere Agentur tätigen Betreuer durch eine Gruppen-Berufshaftpflichtversicherung bei der Allianz abgedeckt.

• Umfassender Schutz: Die Versicherung schützt Sie vor Haftpflichtansprüchen, die im Rahmen Ihrer Tätigkeit entstehen können. Die detaillierten Versicherungsbedingungen stehen Ihnen in unserem Downloadbereich ( Passwort: Ober-Olm9 ) zur Verfügung.
• Faire Kostenbeteiligung: Die Versicherungsprämie wird solidarisch auf alle Betreuer umgelegt. Ihr jährlicher Beitrag beträgt lediglich ca. 8 € – 10 € und wird jeweils im Januar fällig.
• Kostenloser Start für neue Betreuer: Wenn Sie Ihre Tätigkeit bei uns aufnehmen, ist der Versicherungsschutz für das gesamte laufende Kalenderjahr für Sie kostenfrei. Ihr erster Beitrag wird erst im Januar des Folgejahres fällig.

4) Rahmenvereinbarung

Wir schließen mit der Auftragserstellung eine Rahmenvereinbarung zwischen Agentur, Kunde und Betreuer.

• Für die erfolgreiche Vermittlung wird eine einmalige Gebühr fällig.

• Die Agentur verzichtet auf die Erhebung dieser Gebühr unter der Bedingung, dass die gesamte Auftragsabwicklung über die Agentur erfolgt.

• Dazu verpflichten sich Kunde und Betreuer, folgende Kommunikationswege einzuhalten:

  • Sämtliche Verfügbarkeitsanfragen und Buchungen des Kunden werden ausschließlich an die Agentur gerichtet.
  • Sollte der Betreuer eine direkte Anfrage vom Kunden erhalten, ist er verpflichtet, diese unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 24 Stunden, und vollumfänglich an die Agentur weiterzuleiten.

5) Auftrag Neukunden

Um einen professionellen und reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, bitten wir Sie, die folgenden Schritte zu beachten, nachdem wir Ihnen einen Neukunden vermittelt haben:

• Zeitnahe Terminvereinbarung: Kontaktieren Sie den Kunden aktiv, um einen Kennenlerntermin zu vereinbaren. Dieser sollte möglichst bald stattfinden – auch wenn die Betreuung erst zu einem späteren Zeitpunkt beginnt. Ein zeitnahes, persönliches Kennenlernen ist unseren Kunden sehr wichtig.

• Vertragsabschluss vor Ort: Nutzen Sie den Kennenlerntermin, um den Betreuungsauftrag und die Rahmenvereinbarung gemeinsam mit dem Kunden auszufüllen. Die entsprechenden Vorlagen stehen Ihnen in unserem Downloadbereich Passwort: Ober-Olm9 zur Verfügung. Dort finden Sie auch Ausfüllhilfen zum Auftrag und zur Auftragsliste.

• Sollte beim Kennenlerntermin kein Auftrag geschrieben werden können, ist auf jeden Fall die Rahmenvereinbarung auszufüllen und zu unterschreiben.

    Dokumentenübermittlung:

• Ein Durchschlag des unterschriebenen Auftrags verbleibt direkt beim Kunden.

•  Das Original nehmen Sie bitte mit, scannen oder fotografieren es gut leserlich und senden es im Anschluss per E-Mail an uns." 

6) Ablauf bei Folgeaufträgen von Bestandskunden

Für alle weiteren Aufträge von Kunden, deren Erstauftrag über uns lief, nutzen Sie bitte diesen einfachen Prozess:

1. Auftragsabstimmung: Nachdem Sie eine neue Anfrage eines Stammkunden von uns erhalten haben, klären Sie alle Details direkt mit dem Kunden und geben ihm eine Zusage für die Betreuung.

2. Dokumentation:

• Für Folgeaufträge muss kein neues Vertragsformular ausgefüllt werden. 

• Tragen Sie den ursprünglichen Erstauftrag in die erste Zeile ein und den neuen Auftrag direkt darunter. Diese Liste wird für alle zukünftigen Aufträge dieses Kunden fortgeführt.

• Auch Stornierungen werden in dieser Liste erfasst.

• Alle Felder sind jeweils auszufüllen (z.B. Datum, Anzahl, Einzelpreis etc.).

• Abrechnung: Senden Sie uns die ausgefüllte Auftragsliste zu. Auf dieser Basis übernehmen wir die Rechnungsstellung für Sie. Beachten sie hierbei, auch den Erstauftrag in die Liste zu übertragen.

7) Agenturgebühren, Rabattstufen

Neue Betreuer starten in der Standartrabattstufe 3 und behalten diese, solange unsere Qualitäts- und Partnerschaftsstandards zuverlässig erfüllt werden. Die Kriterien hierfür sind:

• Zuverlässige Auftragsabwicklung: Aufträge werden rasch und nach den Vorgaben der Agentur bearbeitet.

• Zahlungsmoral: Die Zahlungsziele von Agenturrechnungen werden eingehalten.

• Kommunikation: Eine zügige und klare Kommunikation mit der Agentur ist gewährleistet.

• Verfügbarkeit: Der Betreuer ist bereit, Neukunden anzunehmen und der Status ist nicht dauerhaft (d. h. länger als 60-90 Tage im Jahr) auf "erst anfragen" gesetzt.

• Vertragsstatus: Das Vertragsverhältnis ist ungekündigt.

Die Agenturgebühren finden Sie in der Tabelle unterhalb.

7a) Herabstufung der Rabattstufe

Bei den nachfolgend genannten Vorkommnissen wird die aktuell erreichte Rabattstufe entsprechend reduziert:

Eine Herabsetzung kann, auf ihre Anfrage hin, nach frühestens 3 Monaten wieder aufgehoben werden.

8) Umgang mit direkten Kundenanfragen

Sollte ein Kunde eine Anfrage oder Buchung direkt an Sie richten, sind Sie zu folgenden Schritten verpflichtet:

• Kundeninformation: Informieren Sie den Kunden unverzüglich darüber, dass bei einer direkten Beauftragung die in der Rahmenvereinbarung festgelegte Vermittlungsgebühr fällig wird.

• Meldung an die Agentur: Leiten Sie die Anfrage oder Buchung umgehend an die Agentur weiter.

Regelung zur Aussetzung der Vermittlungsgebühr:

• Für den Kunden: Die einmalige Vermittlungsgebühr für den Kunden bleibt ausgesetzt, solange alle Anfragen und Buchungen für Folgeaufträge ausschließlich über die Agentur erfolgen. Hierzu zählen auch Anfragen wie: "Haben sie da Zeit?" "Können sie dann?" "Können sie übernehmen?" etc.

• Für Sie als Betreuer: Die für Sie anfallende einmalige Vermittlungsgebühr bleibt ebenfalls ausgesetzt, solange Sie Ihrer Pflicht nachkommen und alle direkten Anfragen an die Agentur melden. 

9) Downloadbereich

Hier finden Sie wichtige Dokumente und Vorlagen, die Sie bei Ihrer täglichen Arbeit unterstützen.

• Einnahmen-Ausgaben-Übersicht (Excel-Vorlage) Eine praktische Excel-Liste zur einfachen und übersichtlichen Erfassung Ihrer Einnahmen und Ausgaben.

• Auftragsvorlagen inkl. Rahmenvereinbarung Ein Formular für die Auftragserstellung, inklusive der Rahmenvereinbarung (bei Neukunden mit dem Erstauftrag), umsatzsteuerpflichtige Betreuer fragen bitte das Formular mit MwSt. an!

• Auftragslisten Eine Vorlage zur strukturierten Verwaltung und Dokumentation Ihrer Aufträge (bei Bestandskunden mit Folgeauftrag oder Stornierungen).

zum Downloadbereich Passwort: Ober-Olm9

10) Eintragungen wenn nicht verfügbar

Bitte tragen Sie hier für die (zumindest) nächsten drei Monate Ihre Zeiten ein, in denen Sie nicht verfügbar sind, bzw. wann Sie erst angefragt werden möchten. Aufträge welche weiter als 17-18 Autominuten entfernt sind oder weiter als 3 Monate in der Zukunft liegen, werden generell erst angefragt! Sie können diese aber bereits eintragen, wenn bekannt. 

Betreuer Neueintragungen bitte im nächsten Feld.

Bestätigung ihrer Kenntnisnahme & Dateneingabe für die Rechnungserstellung ihrer Kunden

Bitte beachten: die u.a. Daten werden genau so zur Rechnungsstellung übernommen!